DATEN­SCHUTZ­HINWEISE

Als Teil unserer Mietvertragsleistungen, statten wir – die Metroloq Gewerbe und Logistik GmbH – unsere Mietobjekte mit einer digitalen Technik (nachfolgend „Smart Building Funktionen“ genannt) aus, die den Gebrauch und Komfort der Mietobjekte verbessern sowie die Sicherheit unserer Gebäudenutzer erhöhen soll. Um sämtliche hiermit im Zusammenhang stehenden mietvertraglichen Leistungen erbringen zu können, betreiben wir darüber hinaus das Metroloq Portal sowie die Metroloq App. Mit den folgenden Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Art und Weise sowie den Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten, die im Zusammenhang mit den zuvor genannten Leistungen stehen.

1. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz, wenden Sie sich gerne direkt an unseren Datenschutzbeauftragten unter der folgenden E-Mail-Adresse: datenschutz@metropol.de.

2. Was sind personenbezogene Daten?

Das Datenschutzrecht findet Anwendung, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO verarbeiten. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (nachfolgend „betroffene Person“ genannt) beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

3. Welche Daten werden wofür erhoben und was geschieht mit den Daten?

3.1. Metroloq Portal und Metroloq App

3.1.1. Nutzung des Metroloq Portals und Metroloq App

Um personalisierte und gesicherte Inhalte innerhalb des Metroloq Portals und der Metroloq App nutzen zu können, benötigen wir bei der Registrierung verschiedene Daten von Ihnen, die erfasst und gespeichert werden und die zur Nutzung der Smart Building Funktionen erforderlich sind. Diese

Kundendaten umfassen alle Informationen, die zur Identifikation des jeweiligen Kundenaccounts erforderlich sind, unabhängig vom jeweiligen Nutzungsverhalten. Zu Ihren Kundendaten gehören Ihre:

• E-Mail-Adresse
• Passwort, und Benutzername
• Name und Vorname inkl. Anrede, postalische Adresse
• die MAC-Adresse Ihres Smart Home Hubs

Wir benötigen den Benutzernamen um Sie als Nutzer eindeutig identifizieren zu können. Gleichzeitig ist die Eingabe Ihrer gültigen E-Mail-Adresse für den Fall der Passwortrücksetzung erforderlich.

Wenn Sie das von Ihnen angelegte Benutzerkonto löschen, werden Ihre personenbezogenen Daten entsprechend gelöscht. An die Stelle einer Löschung tritt das Sperren Ihrer Daten, wenn wir oder die Rockethome GmbH zur Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten gem. der kaufmännischen Aufbewahrungsfristen oder anderer vorrangiger Rechtsvorschriften verpflichtet sein sollte. Zur Löschung Ihres Benutzerkontos senden Sie bitte eine E-Mail mit dem Stichwort „Benutzerkonto löschen“ unter Nennung Ihres Benutzernamens, Namens und Vornamens an datenschutz@metropol.de. Wichtig ist dabei, dass Sie die Daten so angeben, wie Sie diese zum Zeitpunkt der Registrierung bei uns eingegeben haben.

Um einen reibungslosen Betrieb gewährleisten zu können, müssen folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• MAC Adresse des Gateways
• User Agent (Sammelbegriff für Nutzerinformationen bspw. bzgl. der genutzten Webbrowserart).
• IP-Adresse
• die Authentifizierungsinformationen
• die Zuordnung der MAC-Adresse zum Mieter
• Zugangsdaten zum Mieter-Konto
• Mobilfunknummern und E-Mail-Adressen zwecks freiwillig eingerichteter Benachrichtigungen via E-Mail und SMS
• Verwendete Geräte und Gerätekonfigurationen
• Aktivitäten von verbundenen Geräten (z.B. Sensordaten wie Bewegung oder Temperatur)

Sollte im Rahmen der Nutzung der technische Kundensupport der Rockethome GmbH hinzugezogen werden müssen, legt die Rockethome GmbH sogenannte Tickets mit Ihren Kundendaten und Ihrem Anliegen an, um für Sie und andere Mitarbeiter des Kundensupports Ihr Anliegen nachvollziehbar zu machen. Sofern es für die effizientere Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich oder hilfreich ist, erhält der jeweilige Mitarbeiter der Rockethome GmbH Einsicht auf gerätespezifische Daten im Bereich der mieterspezifischen Smart Building Funktionen wie der installierten Programme, der Firmware, die MAC- Adresse und der angeschlossenen Geräte sowie deren Firmware. Sollten vorherige Analysen und Fehlerbehebungen erfolglos bleiben, wird ein erweiterter Zugriff auf die folgenden gespeicherten Informationen wie beispielsweise Regeln, Nutzungsprofile und Protokolldateien notwendig sein:

• Zugriff auf Fehlermeldungen und Warnungen, die auftreten
• Zugriff auf Informationen zur Verbindung mit dem Metroloq Portal oder der Metroloq App
• Zugriff auf Informationen zu Änderungen an Gerätezuständen (z. B. Änderung von Zustand
  „eingeschaltet“ auf „ausgeschaltet“ bei einem Sensor)
• Zugriff auf Protokolldaten der Applikationen
• Zugriff auf Informationen zu zeitlich gesteuerten Abläufen (z. B. Zeitpunkt einer Aktivierung eines Sensors)

Hierbei erhält der Mitarbeiter zu keiner Zeit Einsicht auf persönliche Kennwörter. Kennwörter werden grundsätzlich nach aktuellen Verschlüsselungsstandards als Hashwerte in der Datenbank abgelegt.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt jeweils zur Bereitstellung der Smart Building Funktionen und beruht insoweit auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe b) DSGVO. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten durch Sie ist erforderlich, damit wir unsere Verpflichtungen aus dem Mietverhältnis zur Erbringung der Smart Building Funktionen erfüllen können.

3.2. Cookies

Wir speichern sogenannte Cookies, um bestimmte Funktionen des Metroloq Portals oder der Metroloq App anbieten zu können und die Nutzung zu optimieren. Cookies sind kleine Dateien, die mit Hilfe Ihres Internetbrowsers auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.
Konkret verwenden wir folgende Cookies:

• Metroloq Portal:
• Session-Cookies: Diese Cookies werden benötigt, um während Ihrer Nutzung des Metroloq Portals bestimmte Daten zu speichern, z.B. um festzustellen, ob Sie sich eingeloggt haben.
• Login-Cookies: Diese Cookies werden benötigt, um Ihren Login über eine Session hinaus zu speichern, sowie Ihnen einen Autologin zu ermöglichen, wenn Sie Ihre Einwilligung hierzu erteilt haben.
• Metroloq App: In der App wird nur ein Cookie für die initiale Spracheinstellung genutzt.

Rechtsgrundlage für die Nutzung dieser Cookies ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG, soweit diese für die Nutzung unserer Webseite und der von Ihnen abgerufenen Funktionen unbedingt erforderlich sind. Im Übrigen nutzen wir Cookies auf Grundlage der von Ihnen erteilten Einwilligung.

3.3. Digitaler Zugang zu Grundstück und Mietobjekt

Im Rahmen der Funktion des digitalen Zugangs zum Grundstück und zum Mietobjekt, die über die Metroloq App oder eine NFC Karte realisiert wird, werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Personenstammdaten
• Kommunikationsdaten
• IP Adresse

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt jeweils zur Bereitstellung der Smart Building Funktionen und beruht insoweit auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe b) DSGVO. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten durch Sie ist erforderlich, damit wir unsere Verpflichtungen aus dem Mietverhältnis zur Erbringung der Smart Building Funktionen erfüllen können.

4. Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten für den Zeitraum, der zur Erreichung des angegebenen Zwecks unter dem jeweiligen Abschnitt von Ziffer 4 erforderlich ist.
Nach Erledigung des Zwecks, zu dem die personenbezogenen Daten an uns übermittelt worden sind, oder wenn Sie wünschen, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden, werden wir diese Daten löschen, es sei denn wir sind zu deren Aufbewahrung gesetzlich berechtigt (etwa zu Beweiszwecken im Rahmen der Abwicklung unseres Vertragsverhältnisses) oder verpflichtet (etwa aus steuerlichen Gründen). Diese Speicherdauer kann länger sein, als dies für den ursprünglichen Verwendungszweck (Regelspeicherdauer) erforderlich war. Im Falle der Aufbewahrung von Abrechnungsbelegen z.B. sind wir zur Speicherung über einen Zeitraum von 10 Jahren verpflichtet

(§ 147 Abs. 3 der Abgabenordnung). Mit Wegfall der Berechtigung bzw. des Ablaufs der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten löschen wir die Daten sodann endgültig.

5. Eingebundene Drittinhalte und Links

Wir haben auf unserem Portal und der App außerdem Inhalte von Drittanbietern eingebunden. Diese Inhalte werden von den Servern der jeweiligen Anbieter geladen, sodass Ihr Endgerät bestimmte technisch notwendige Daten an den Drittanbieter übermittelt. Insbesondere ist nicht ausgeschlossen, dass diese Anbieter die Ihnen zugewiesene IP-Adresse zur Kenntnis nehmen können. Soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage der Datenschutzhinweise der jeweiligen Drittanbieter. Die Einbindung durch uns erfolgt in der Regel auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, unseren Nutzern die entsprechenden Inhalte und Funktionalitäten zur Verfügung stellen zu können sowie dem Umstand, dass Ihre berechtigten Interessen nicht überwiegen und beruht insoweit auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Im Einzelnen binden wir folgende Drittinhalte/Links ein:

5.1. Digitale Erfassung von Verbrauchsdaten

In unserem Metroloq Portal und der Metroloq App ist ein Link zu dem Comgy-Portal enthalten. In dem Comgy-Portal werden im Rahmen der Funktion der digitalen Erfassung von Verbrauchsdaten die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Personenstammdaten
• Kommunikationsdaten
• Vertragsstammdaten
• Nutzungsdaten betreffend Wasser, Heizung, Gas

Mittels eines zentralen Vermieterzugangs zu dem Comgy-Portal haben wir lediglich Zugriff auf diejenigen Daten, die wir zu Abrechnungszwecken benötigen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. den gesetzlichen Pflichten, die sich für uns als der Vermieter aus der Heizkostenverordnung ergeben.

Die Datenschutzhinweise von Comgy finden Sie hier: https://comgy.io/de/datenschutzerklaerungtenant-portal/

6. Geben wir Ihre Daten an Dritte weiter?

6.1 Auftragsverarbeiter

Wir können die Weitergabe von Daten an einen oder mehrere Personen bzw. Unternehmen veranlassen, welche die Daten im Rahmen der vorstehend jeweils beschriebenen Zwecke für uns als Verantwortlichen verarbeitet (nachfolgend „Auftragsverarbeiter“ genannt).

Derzeit haben wir die folgenden Unternehmen mit der Wahrnehmung der Datenverarbeitung als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO beauftragt:

• Rockethome GmbH: Um die Nutzung unseres Metroloq Portals und der Metroloq App zur Verfügung zu stellen wird das Unternehmen Rockethome GmbH mit der ganzheitlichen technischen Bereitstellung, Pflege und Weiterentwicklung des Systems beauftragt.
• Comgy GmbH: Zur Verbrauchsdatenerfassung wie unter Ziffer 6.1 dargestellt.

6.2 Gemeinsam Verantwortliche

Die Metroloq Gewerbe und Logistik GmbH beauftragt die Metropol Immobilien und Beteiligungs GmbH (ein sogenanntes verbundenes Unternehmen i.S.d. § 15 AktG) u.a. in Bezug auf die Smart Building Funktion mit hierfür relevanten Geschäftsbesorgungen.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Rahmen der konzerninternen Erbringung der geschuldeten Mietvertragsleistungen und beruht insoweit auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe f) DSGVO. Wir haben diesbezüglich ein überwiegendes wirtschaftliches Interesse an der konzerninternen arbeitsteiligen Aufteilung unserer Geschäftsprozesse.

7. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben die folgenden Rechte nach dem geltenden Datenschutzrecht hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

1. Recht auf Auskunft: Unter den in Art. 15 DSGVO und § 34 BDSG genannten Voraussetzungen haben Sie das Recht, jederzeit von uns Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie speichern.
2. Recht auf Berichtigung: Unter den in Art. 16 DSGVO genannten Voraussetzungen haben Sie das Recht, von uns jederzeit die Berichtigung dieser Daten zu verlangen.
3. Recht auf Löschung: Unter den in Art. 17 DSGVO und § 35 BDSG genannten Voraussetzungen haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Unter den in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten von uns zu verlangen.
5. Recht auf Datenübertragbarkeit: Unter den in Art. 20 DSGVO genannten Voraussetzungen haben Sie das Recht, von uns die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten sowie das Recht, dass diese Daten an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.
6. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung: Unter den in Art. 21 DSGVO genannten Voraussetzungen können Sie, wenn die Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchtstabe f) DSGVO erfolgt, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Alle der oben beschriebenen Betroffenenrechte können Sie uns gegenüber geltend machen, wenn Sie Ihr konkretes Begehren an die zuvor genannten Kontaktdaten richten.

8. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie haben nach Maßgabe des Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Ihrer Wahl, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt (für Telekommunikationsverträge zuständig: Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit; im Übrigen für uns zuständig: Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen).

9. Datenverarbeitung bei Ausübung Ihrer Rechte

Schließlich weisen wir darauf hin, dass wir die bei Ausübung Ihrer Rechte gemäß Art. 15 bis 22 DSGVO von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zum Zweck der Umsetzung dieser Rechte verarbeiten um den Nachweis hierüber erbringen zu können. Diese Verarbeitungen beruhen auf der

Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe c) DSGVO i.V.m. Art. 15 bis 22 DSGVO und § 34 Abs. 2 BDSG.

10. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Die Nutzung erhobener Daten unterliegt immer den Datenschutzhinweisen, die zu dem Zeitpunkt aktuell sind, zu dem die Daten erhoben werden.

Wir behalten uns vor, die Datenschutzhinweise zu ändern, um sie an eine geänderte Sach- und Rechtslage anzupassen. In diesem Falle veröffentlichen wir die jeweils neue und sodann aktuelle Fassung dieser Datenschutzhinweise. Die aktuelle Fassung dieser Datenschutzerklärung ist stets in dem Metroloq Portal sowie der Metroloq App abrufbar. Zu gegebenem Anlass werden wir auf etwaige Änderungen dieser Datenschutzhinweise an geeigneter Stelle hinweisen. Dies gilt insbesondere dann, wenn wir beabsichtigen, bereits erhobene Daten abweichend von der ursprünglichen Zwecksetzung zu nutzen.

Beruht die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung, so nutzen wir ungeachtet einer zwischenzeitlichen Änderung dieser Datenschutzhinweise Ihre Daten stets nur in dem Umfang, in den Sie eingewilligt haben. Gegebenenfalls werden wir Sie in diesem Fall um eine erneute Einwilligung entsprechend einer beabsichtigten Änderung der Datennutzung bitten.